PREGUNTAS ORGANIGRAMA
1.-¿-Qué es un Organigrama Empresarial?
Es una estructura que sirve para dar orden al personal de una empresa; acomodándolos por niveles dependiendo al puesto que tengan desde el que tiene mayor responsabilidad hasta el que tiene menos.
2.-¿Para qué sirve el organigrama empresarial?
Sirve como una herramienta para ubicar el nivel jerárquico más rápidamente de una empresa.
3.-¿Por qué es importante para las empresas contar con un Organigrama Empresarial?
Es importante para darse cuenta el puesto que tiene cada quien, así como saber quien es su jefe inmediato, asimismo, saber a quien deben delegar responsabilidades.
4.-¿Cuáles son las consecuencias de no contar con un Organigrama Empresarial?
El personal recién ingresado a la empresa no se da cuenta quien su jefe, en qué nivel jerárquico se encuentran y también saber en que nivel se encuentran.
FUNCIONES DE LOS PUESTOS
o RECEPCIONISTA DE LAVANDERÍA: Es la persona encargada de recibir y controlar la ropa enviada por los huéspedes para su lavado.
o JEFE DE LIMPIEZA: La responsabilidad general del personal de limpieza de un hotel es limpiar y aprovisionar las habitaciones y zonas comunes de la propiedad. Se debe cuidar la limpieza en los baños, habitaciones, pasillos entre otras áreas.
o JEFE DE SEGURIDAD: Esta persona debe efectuar los controles de seguridad y auto protección definidos en el Plan; supervisar plan de Seguridad contra incendios con Dirección de servicios técnicos; Prevención de riesgos laborales; Control de entrada y salida de mercaderías, entre otras.
o JEFE DE LAVANDERÍA: Controlar y custodiar los stocks de lencería del hotel; confección de turnos y horarios; es responsable de la formación del personal; planificación, organización y distribución del trabajo a realizar por lavandería; controlar la entrada de ropa sucia a la lavandería; controlar la ropa limpia entregada a los distintos departamentos.
o AUDITOR INTERNO: La función del auditor interno es la prevención y detección de los fraudes; cuando ocurre el fraude, se tiene que analizar el caso, ver los costos que tuvo para el hotel y generar un plan de acción que lo resuelva. También se crean controles preventivos y detectivos.
o GERENTE DE CRÉDITO Y COBRANZA: Otorgar créditos a los clientes que desean comprar mediante esta modalidad; estudio de los estados financieros para otorgar crédito; las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes difíciles en sus pagos; deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no, etc.
o GERENTE DE COMPRAS: Las principales funciones es la gestión de la adquisición de consumibles para los trabajadores; debe generar y enviar las órdenes de compra a los proveedores cuando sea necesario; también debe encontrar las mejores ofertas de los suministros que la empresa necesita, etc.
o GERENTE DE PERSONAL: Este gerente debe elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal; proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados; supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de personal, etc.
o GERENTE RESIDENTE: Está encargado de cubrir todas las necesidades que el gerente general le deje bajo su responsabilidad; debe realizar todo lo posible para mejorar el hotel; también tiene distintas personas que lo ayudan a realizar otras actividades.
o GERENTE DE VENTAS: Preparar planes y presupuestos de ventas; establecer metas y objetivos; calcular la demanda y pronosticar las ventas; determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas; entre otras funciones.
o SUBCONTADOR: Elaboración de los estados financieros; controla y supervisa el trabajo contable y administrativo; revisa la información ingresada al sistema; presenta las declaraciones correspondientes; supervisar las operaciones de importación y exportación, etc.
o AUDITOR DE INGRESOS: Verificar la correcta aplicación de políticas y procedimientos implantados por la empresa para el control de los ingresos generados por el hotel; asegurarse de que todos los ingresos generados por el hotel queden adecuadamente registrados en las cuentas contables correspondientes.
o AUDITOR NOCTURNO: Se verifica el trabajo de los cajeros de recepción; verificar si los servicios cobrados van acorde a la lista de precios; separa los ingresos por departamentos; atiende la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes, etc.
o JEFE DE CAJEROS: Supervisa, organiza y asigna diariamente las tareas de los funcionarios que laboran en la Caja General; Reúne al personal para dar directrices a seguir en la ejecución de las tareas; Asigna actividades de acuerdo a las tareas de cada funcionario.
o JEFE DE ALMACÉN: Controla la entrada y salida de mercancías; El control de la circulación de los vehículos que transporten la mercancía; El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores.
o RECEPCIONISTA DE ALMACÉN: Recepción de materiales y otros artículos; registro de la mercancía recibida; revisión de la entrada de nuevos productos; entre otras.
o ASISTENTE DE PERSONAL: Verificar las referencias de los aspirantes a cargos; mantiene actualizados los archivos del personal que ha recibido; recibe solicitudes de pagos de beneficios contemplados en los convenios colectivos.
o JEFE DE COCINA: Planifica y organiza el trabajo en la cocina estableciendo procedimientos y normas; desarrollar todas las tareas necesarias para la preparación y previsión del servicio de cocina; preparar, organizar y desarrollar los trabajos para la prestación del servicio de comidas.
o GERENTE DE CENTRO NOCTURNO: Es el encargado de vigilar que el servicio se presente en óptimas condiciones, de acuerdo con las políticas establecidas en el hotel.
o GERENTE DE BANQUETES: Se encarga de atender las comidas o cenas que tiene el lugar para celebrar algún evento especial.
o JEFE DE GRUPOS Y CONVENCIONES: Es el encargado de controlar y atender en forma eficiente y oportuna, a los grupos contratados.
o JEFE EJECUTIVO DE PISO: Es el encargado de supervisar que se preste un buen servicio a los huéspedes y clientes en general.
o JEFE DE RESERVACIONES: Es el encargado de supervisar el control de las reservaciones que se realicen durante el día.
o JEFE DE RELACIONES PÚBLICAS: Es el responsable de todas las actividades encaminadas a conservar y mejorar la imagen del establecimiento.
o CAJEROS DEPARTAMENTALES: Es el área que se encarga del control financiero de diferentes departamentos del hotel y se ocupa de dar la información para su supervisión.
o CAJEROS DE RECEPCIÓN: Persona física que se encarga de entregar y recibir el fondo de caja a la caja general.
o AUXILIAR DE JEFE DE ALMACÉN: Es el encargado de ayudar en el acomodo de las mercancías recibidas durante el día, así como en el despacho de estas, mediante requisiciones al almacén formuladas por los departamentos, productivos y de servicio.
o ASISTENTE DE ALIMENTOS: Es el encargado de auxiliar al Gerente de Compras en lo que respecta a Alimentos y Bebidas y en todos los trabajos que se le sean encomendados por este.
o ASISTENTE DE COCINA: Es la persona encargada de auxiliar a los cocineros en todos los trabajos que se le sean encomendados por estos.
o CAPITÁN DE CENTRO NOCTURNO Y RESTAURANTE: Es el encargado de recibir a los comensales, de sugerir y tomar las órdenes solicitadas por estos.
o EDECANES: Son los encargados de dar la bienvenida a los huéspedes y de guiarlos a sus habitaciones.
o PORTERO: Es el encargado de vigilar la salida de los huéspedes, así como de cotejarla, con el registro que se tiene en el expediente.
o RECEPCIONISTA: Son las personas encargadas de asignar habitaciones a los clientes.
o OPERADORA DE TELÉFONO: Son aquellas que se encargan de realizar las llamadas solicitadas por los huéspedes y atender las llamadas del público en general.
o COSTURERAS: Son aquellas que se encargan del servicio de costura del hotel y de la ropa de los huéspedes.
o CAMARISTA: Son aquellas que se encargan de la limpieza, cuidado y del estado óptimo de las habitaciones.
o PLOMERO: Es el responsable de instalar y/o dar mantenimiento preventivo a los sistemas de desagüe, gas, agua potable, etc.
o CARPINTERO: Tienen diversas clases de actividad de la construcción; cortan, caben, y ensamblan la madera y otros materiales para la construcción, reparación de muebles.
o PINTOR: Se encarga de pintar las paredes o áreas recién reparadas para mantener el mismo diseño, o bien se encarga de rediseñar los edificios cada cierto tiempo.
o FOGONERO: Esta persona se encarga de todo lo relacionado con las calderas.
CONCLUSIÓN
En éste segundo objeto de estudio se habló principalmente de la organización de un hotel de acuerdo a un organigrama el cual es diseñado por el gerente o dueño del hotel y aquí se deben establecer los puestos y actividades que se desarrollan en cada uno de los niveles. Es una estructura que sirve para dar orden al personal que labora y así evitar problemas; mientras sea más fácil de entender se evitan menos problemas. Generalmente se desarrolla desde la persona que tiene mayor responsabilidad hasta el mas bajo nivel o quien tenga menor responsabilidad.
Lo que trató éste objeto de estudio principalmente fue lo del organigrama de los hoteles; en la última investigación que hicimos se hizo una descripción de una serie de puestos de las personas que laboran en el hotel; un hotel entre más extenso sea en cuanto a su área y en cuanto a sus actividades que realiza va a necesitar cada vez más personal que sea el encargado de mantener el orden de cada área que les sea asignada; así también entre más personal, será mas grande el organigrama del hotel.
CATÁLOGO DE CUENTAS
¿Qué es el Catálogo de Cuentas?
Es un plan de cuentas que sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes. También es una lista ordenada de cuentas, o sea, un listado de las mismas, que en un momento determinado son las requeridas para el control de las operaciones de una entidad quedando sujeta por ende a una permanente actualización.
¿Para qué sirve el Catálogo de Cuentas?
Sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones en las actividades correspondientes; también es una base para el análisis y registro uniforme de las operaciones contables; sirve de guía para la presentación de estados financieros así como también para los presupuestos.
Después de saber todo lo que implica una empresa dedicada a prestar todos los servicios relacionados con el hospedaje, se está realizando una practica con algunos asientos contables. En la práctica estamos viendo desde el momento en que se va a constituir una organización o empresa hotelera y desde aquí, todos los movimientos que tengan que realizarse en la empresa para comenzar a trabajar. En una empresa dedicada a prestar servicios de hospedaje se debe tener una muy buena administración en cada una de las áreas de la entidad ya que se prestan servicios desde el más básico hasta lo que esté al alcance de la empresa para poder brindar el mejor servicio al huésped y así poder ser reconocidos cada vez por mas personas.
Otros trámites que se tienen que hacer es darse de alta en las instituciones de gobierno para enterar los impuestos estatales cada mes o bimestral según sea el caso de cada impuesto a pagar ya sea el 2% sobre nóminas, o el Impuesto Sobre Hospedaje.
Después de estar registrado, debe expedir comprobantes fiscales que comprueben los ingresos que tendrá, estos comprobantes que se emitan deben cumplir con una serie de requisitos fiscales para que sean legales. Toda empresa debe llevar contabilidad en la cual se registrarán todas las operaciones diarias que tengan que ver con entradas o salidas de dinero. Como lo dije anteriormente, debe presentar declaraciones y pagos mensuales y declaración anual por todas las actividades que haya realizado por esos periodos que se tengan que declarar. Además, se tiene que presentar una Declaración Informativa de Operaciones con Terceros en la cual se declaran todas las compras que se realizaron con los proveedores o acreedores de la empresa. También se tienen que presentar declaraciones de impuestos estatales y entre los que creo que se utilizan más son el 2% Sobre Nómina, y el Impuesto Sobre Hospedaje. Otra de las obligaciones es darse de alta como patrón en el Instituto Mexicano del Seguro Social para dar seguro a los trabajadores que laboren en la empresa; una vez registrado se crea la obligación de hacer el pago mensual por las cuotas IMSS y un pago bimestral por las Cuotas RCV y el INFONAVIT, estos pagos tienen que hacerse antes del 17 del mes inmediato posterior.